5 ข้อห้ามในการขอหนังสือรับรองบริษัทที่เจ้าของกิจการต้องรู้!
การเริ่มต้นธุรกิจใหม่ไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะขั้นตอนด้านเอกสารอย่างการ "ขอหนังสือรับรองบริษัท"
เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ บทความนี้จะพาคุณมาทำความรู้จักกับ 5 ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นในการขอหนังสือรับรองบริษัท และแนะแนวทางการปฏิบัติที่ถูกต้องให้กับเจ้าของกิจการทุกคน
1.หนังสือรับรองข้อมูลไม่ตรงกับที่จดทะเบียนบริษัทไว้
เจ้าของกิจการหลายรายมักกรอกข้อมูล เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่กรรมการ หรือวัตถุประสงค์ของบริษัทไม่ตรงกับที่เคยจดทะเบียนไว้ แม้เป็นความผิดพลาดเล็กน้อย เช่น การพิมพ์ชื่อบริษัทตกตัวอักษร หรือใช้คำไม่เหมือนกับต้นฉบับ
ผลกระทบที่ตามมา
เอกสารถูกตีกลับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ต้องเสียเวลาแก้ไขและยื่นใหม่
ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัท
กระทบต่อธุรกรรมทางธุรกิจที่ต้องใช้หนังสือรับรองเร่งด่วน
วิธีป้องกัน
ตรวจสอบข้อมูลในหนังสือรับรองเดิม หรือขอสำเนาจากระบบ DBD e-Registration ก่อนกรอกแบบฟอร์มใหม่ทุกครั้ง หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ควรดำเนินการจดทะเบียนแก้ไขก่อนขอหนังสือรับรอง
2.หนังสือรับรองลายเซ็นไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง
เจ้าของบริษัทบางคนมอบหมายให้บุคคลอื่นดำเนินการแทน แต่ลืมลงลายเซ็นผู้มีอำนาจหรือแนบหนังสือมอบอำนาจอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ บางกรณีผู้ลงนามใช้ลายเซ็นไม่ตรงกับที่เคยยื่นไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
สิ่งสำคัญคือ ต้องแน่ใจว่าผู้ที่มีอำนาจลงนามตามหนังสือรับรองบริษัทเป็นผู้ลงลายเซ็น และหากมีการมอบอำนาจ ต้องระบุรายละเอียดอย่างครบถ้วน เช่น ชื่อ ที่อยู่ และขอบเขตอำนาจ
ผลเสียที่เกิดขึ้น
เอกสารไม่สมบูรณ์
ต้องดำเนินการใหม่ทั้งหมด
อาจเสียโอกาสทางธุรกิจที่ต้องใช้เอกสารนี้เร่งด่วน
วิธีป้องกัน
ศึกษารายละเอียดว่ากรณีใดต้องแนบลายเซ็น หรือต้องใช้หนังสือมอบอำนาจ พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจเสมอ
3.ไม่ชำระค่าธรรมเนียมให้ครบถ้วน
การชำระค่าธรรมเนียมไม่ครบ เช่น ค่าธรรมเนียมหนังสือรับรอง หรือค่าจัดส่ง ทำให้ขั้นตอนการออกเอกสารหยุดชะงัก บางกรณีผู้ประกอบการเข้าใจผิดว่าชำระค่าธรรมเนียมเพียงบางส่วนก็เพียงพอ
สิ่งที่มักถูกมองข้าม
การโอนเงินไม่ตรงบัญชีที่กำหนด
ไม่แนบหลักฐานการชำระเงิน
ชำระเงินหลังหมดระยะเวลาที่กำหนด
ลืมระบุเลขอ้างอิงการชำระในระบบ
วิธีป้องกัน
ตรวจสอบค่าธรรมเนียมให้ชัดเจนกับสำนักงานบัญชี หรือเว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนชำระเงินทุกครั้ง พร้อมแนบหลักฐานการชำระอย่างถูกต้อง และเก็บใบเสร็จไว้จนกว่าจะได้รับหนังสือรับรองอย่างเป็นทางการ
การชำระค่าธรรมเนียมไม่ครบ เช่น ค่าธรรมเนียมหนังสือรับรอง หรือค่าจัดส่ง ทำให้ขั้นตอนการออกเอกสารหยุดชะงัก
4.ใช้แบบฟอร์มที่ล้าสมัยหรือไม่ตรงประเภท
การใช้ฟอร์มผิดประเภท เช่น ใช้แบบฟอร์มของบริษัทจำกัดในการขอหนังสือรับรองของบริษัทมหาชน หรือใช้แบบฟอร์มเดิมที่ถูกปรับปรุงแก้ไขแล้วจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถือเป็นความผิดพลาดที่พบได้บ่อย
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น
เอกสารไม่ผ่านการพิจารณา
ต้องดำเนินการใหม่ ทำให้เสียเวลา
อาจต้องเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมซ้ำซ้อน
การดาวน์โหลดฟอร์มจากเว็บไซต์อื่นที่ไม่ใช่แหล่งทางการ อาจนำไปสู่การใช้เอกสารเวอร์ชันเก่าที่ไม่มีผลบังคับใช้แล้ว นอกจากนี้ การใช้ฟอร์มที่ไม่ตรงกับประเภทนิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วนจำกัดไปใช้แบบฟอร์มของบริษัท
5.ขาดการวางแผนหนังสือรับรองล่วงหน้าเมื่อรีบใช้งานเอกสาร
บางกรณีเจ้าของธุรกิจรีบใช้เอกสารเพื่อทำสัญญา กู้เงิน หรือเปิดบัญชีธนาคาร ทำให้ไม่มีเวลาเตรียมเอกสารอย่างรอบคอบ
ปัญหาที่ตามมา
ต้องเลื่อนการเจรจาหรือธุรกรรมออกไป
เสียความน่าเชื่อถือกับคู่ค้า
วิธีรับมือ
วางแผนล่วงหน้าอย่างน้อย 3-5 วันทำการ และเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์เพื่อช่วยจัดเตรียมเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
การขอหนังสือรับรองบริษัทดูเหมือนเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ แต่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมาก การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั้ง 5 ข้อนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการดำเนินธุรกิจได้อย่างมั่นใจ ไม่มีสะดุด
บทความที่เกี่ยวข้อง
